Передача документов при увольнении. Как правильно составить акт передачи дел при увольнении

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2012, N 7

КАК ЭФФЕКТИВНО ОРГАНИЗОВАТЬ И ПРАВИЛЬНО ОФОРМИТЬ ПЕРЕДАЧУ ДЕЛ

Передача дел - процедура, которая сопровождает увольнение многих сотрудников, в том числе и кадровиков. Правда, редко она проходит без возникновения претензий, нареканий, возмущений и даже конфликтов как со стороны самого увольняющегося работника, так и со стороны того, кто принимает эти дела. В большинстве случаев работники недовольны не самой передачей дел, а тем, как она организована. Как же упорядочить подобные мероприятия и наиболее эффективно их организовать? Как грамотно оформить распорядительные документы? Ответы на эти вопросы - в статье.

Каким целям служит передача дел?

Прежде всего надо сказать о том, что вообще подразумевается под передачей дел. Речь идет о том, что увольняющийся работник ставит в известность иных лиц о том, в каком состоянии находится работа, которую он выполнял до момента увольнения. То есть работник тем самым не только отчитывается о выполненной работе, но и дает различные рекомендации о порядке выполнения работы, поручений, заданий тем лицам, которые будут являться его преемниками. Дело в том, что должностная инструкция, по сути, содержит только перечень должностных (служебных) обязанностей специалиста. Но в этом документе мы не найдем ценных рекомендаций о способе, методах, условиях, последовательности выполнения этих обязанностей. Между тем именно эта информация в большинстве случаев является наиболее важным фактором успешности работы специалиста на данном участке. Ведь одну и ту же работу можно выполнять по-разному, у каждого специалиста свой "стиль" работы.

Однако вполне возможно, что при определенной специфике деятельности организации должны применяться определенные методы, учитываться особенности, о которых, как правило, не пишут в должностных инструкциях. Поэтому в передаче дел должен быть заинтересован не только работодатель, но и тот специалист, который в ближайшем будущем будет выполнять эти функции.

Таким образом, важным является вопрос о том, кого будет информировать увольняющийся работник. Если к моменту увольнения отобрана кандидатура нового специалиста, то дела будет принимать он. Если же вплоть до последнего дня работы кадровая служба не сумела подобрать преемника, то имеет смысл увольняющемуся работнику рассказать о своей работе и передать дела коллеге, который будет временно выполнять этот дополнительный объем работ, либо руководителю структурного подразделения. Важно заметить, что обязанности увольняющегося специалиста могут быть распределены временно или даже постоянно между несколькими его коллегами. Дополнительный объем работ можно оформить либо как совмещение профессий (должностей), либо как внутреннее совместительство, либо как расширение зоны обслуживания (увеличение объема выполняемой работы). Данные кадровые операции названы в ст. ст. 60.2 и 282 Трудового кодекса РФ (далее - ТК).

Однако передача дел заключается не только в информировании о способах и методах выполнения работы, но и в том, чтобы к моменту выхода на работу нового специалиста никакие материалы, документы, рабочие проекты и т. д. не были утрачены.

Так, например, при увольнении секретаря целесообразно проверить состояние дел по учету и хранению документации, при увольнении кадровика - наличие и количество трудовых книжек, при увольнении бухгалтера - провести аудит бухгалтерского учета и отчетности и т. д.

Надо заметить, что обязанность увольняющегося работника передавать дела и составлять отчеты о проделанной работе трудовым законодательством РФ не установлена. Вот почему крайне важно все вопросы, связанные с данной процедурой увольнения, регламентировать локальными нормативными актами и конкретизировать распорядительными документами. В таком случае у работодателя будет иметься реальная возможность указать работнику на то, что такой порядок установлен при увольнении каждого сотрудника и он обязан его придерживаться. К локальным нормативным актам в данном случае можно отнести положение о материально ответственных лицах, положение о порядке приема-передачи дел, инструкцию о порядке проведения инвентаризации и др. Что же касается издания распорядительных документов, то ими целесообразно решать оперативные вопросы, конкретизировать те или иные положения локальных нормативных актов общего характера.

Есть работники, чья обязанность отчитаться перед работодателем установлена на законодательном уровне. Например, к ним относится главный бухгалтер. В п. 6 Положения о главных бухгалтерах (утв. Постановлением Совета Министров СССР от 24.01.1980 N 59, ред. от 04.06.1988, с изм. от 17.04.2002) указано, что прием и сдача дел при назначении и освобождении главного бухгалтера оформляются актом после проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности. Копия этого акта направляется в вышестоящий орган. В необходимых случаях прием и сдача дел главным бухгалтером производятся при участии представителя вышестоящего органа. Однако нельзя задерживать увольнение главного бухгалтера из-за отсутствия кандидата на освободившуюся должность, из-за задержки сдачи дел, наступления сроков составления квартальной (годовой) отчетности и пр.

Как мы уже говорили, именно работодатель, а не работник, покидающий организацию, должен быть заинтересован в быстрой и четкой передаче дел. Работник не обязан являться на предприятие для передачи дел после своего увольнения. Равным образом работник не должен специально приходить к бывшему работодателю, чтобы "рассказать" о состоянии дел преемнику, который занял его место по истечении определенного времени после его увольнения. То есть последний день, когда должен быть решен вопрос о передаче дел, - это день увольнения работника.

Законодательство РФ не допускает возможности "задерживать" увольнение любого работника, вплоть до руководителя. Поэтому уполномоченный орган или представитель собственника имущества организации не имеет права задерживать увольнение руководителя по причинам неразрешенных коммерческих (финансовых, организационных и пр.) вопросов: этими проблемами займется уже его правопреемник.

Отказ руководителя по истечении установленного срока увольнения от передачи дел будет правомерен. Часть 5 ст. 80 ТК в полной мере распространяется на руководителя - по истечении срока предупреждения об увольнении работник имеет право прекратить работу.

Как можно оптимизировать передачу дел?

Думается, что организовать прием-передачу дел должен сам увольняющийся руководитель в порядке и сроки, согласованные с вновь избранным руководителем. Заметим, что такие мероприятия в соответствии с законодательством РФ не входят в компетенцию ни общего собрания участников (акционеров), ни совета директоров (наблюдательного совета), ни собственника имущества либо уполномоченного им лица. Причем руководителю, как правило, мало передать документацию, материалы, планы работы и т. п. Ревизионная комиссия или аудитор общества вправе ходатайствовать о назначении проверки финансово-хозяйственной деятельности предприятия, которая может растянуться не на один день. Обратите внимание: вручение ключей от кабинета, печатей, учредительных документов и прочих "атрибутов власти" не символизирует факт вступления нового руководителя в должность.

Более того, в одной и той же организации параллельно не могут "сосуществовать" два руководителя: прежний и новый. Это бывает тогда, когда нового руководителя принимают на работу еще до даты увольнения прежнего. Такая ситуация часто встречается, когда новому руководителю требуется время, чтобы "войти в роль", оценить состояние дел на предприятии, уточнить проблемы и т. д. Действительно, чтобы эффективно выполнять управленческие функции, первому лицу предприятия необходимо намного больше времени для понимания сущности и особенностей работы, чем любому другому работнику. Конечно, это удобно, когда один гражданин "подсказывает" другому, на что обратить внимание, какие проблемы существуют и т. д. Поэтому некоторые предприятия практикуют установление некоторого периода, когда прежний руководитель знакомит своего правопреемника с особенностями работы предприятия. При этом прежнего руководителя не увольняют, а на нового уже имеются документы о приеме на еще занятую должность. Получается, что два гражданина одновременно занимают одну и ту же должность, т. е. налицо "двоевластие". Весьма сомнительно, что найдется предприятие, где будет две штатные единицы, например генерального директора. Тем более что по закону руководитель - единоличный исполнительный орган, у него не может быть "равного". Значит, один генеральный директор - лишний. Действительно, до тех пор пока прежний руководитель не уволится на законном основании, принять нового нельзя. Вновь избранный руководитель до окончания срока полномочий предыдущего имеет право посещать предприятие, знакомиться с делами и т. д. Но это не значит, что возникает необходимость его оформления на работу. Поскольку такой гражданин не будет занимать штатной должности, то он не вправе претендовать на денежную компенсацию времени, затраченного на участие в процедурах передачи дел. То есть вновь избранный руководитель должен дожидаться, когда истечет срок полномочий его предшественника.

Вместе с тем надо заметить, что будущий работник участвует в процедурах приема-передачи дел в добровольном, а не принудительном порядке. Чтобы такое лицо не уклонялось от подобного мероприятия, целесообразно заключить с ним трудовой договор заблаговременно, до выхода на работу, а обязанность принять участие в передаче дел зафиксировать в правилах внутреннего трудового распорядка или ином локальном нормативном акте. Ведь, согласно ч. 3 ст. 68 ТК, работодатель обязан ознакомить работника с локальными нормативными актами (в том числе с правилами внутреннего трудового распорядка) до подписания трудового договора.

Таким образом, ознакомившись с локальными нормативными актами, регламентирующими порядок передачи дел, и подписав трудовой договор, новый специалист уже не будет иметь возможности не участвовать в подобных процедурах или уклоняться от участия в них.

Однако надо иметь в виду, что участие в процедурах передачи дел для преемника носит безвозмездный характер. Вот почему это лицо не заинтересовано в том, чтобы мероприятия затягивались либо переносились на другой срок. Ведь никто не оплатит время, в течение которого бывший работник передавал дела, подсчитывал папки с документами, рассказывал новому о проблемах, существующих на предприятии.

Для оптимизации процесса приема-передачи дел целесообразно заблаговременно издать распорядительный документ (приказ, распоряжение), в котором определить сроки и порядок передачи дел и документации; лицо (лиц), которое будет принимать дела; назначить рабочую комиссию; решить вопрос о необходимости составления сопроводительной (отчетной, итоговой) документации.

Знакомство с состоянием дел, результаты работы комиссии влекут серьезные последствия. Ведь если после приема-передачи дел будет выявлено отсутствие (нехватка) каких-либо документов, материалов и т. д., то сложно будет доказать, что в этом виновен уволившийся работник. С другой стороны, увольняющийся работник должен быть заинтересован в тщательном фиксировании всего хода мероприятия с тем, чтобы впоследствии его не обвинили в пропаже папок с документами, брошюр, каталогов и т. п.

Если увольняется материально ответственный...

Наиболее актуальным для работодателя является возврат товарно-материальных ценностей, когда увольняется материально ответственное лицо. Ведь материально ответственные лица принимают на себя обязательство обеспечить сохранность вверенных им товарно-материальных ценностей и возместить без каких-либо ограничений ущерб, причиненный по их вине работодателю.

Перечни должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, утверждены Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85.

Примерный образец

(ООО "Лето")

по основной деятельности N 20

Об организации приема-передачи дел

и документации

В связи с увольнением по собственному желанию 20 июля 2012 г. менеджера по персоналу Черновой Анны Владимировны

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Произвести 20 июля 2012 г. прием-передачу дел и документации, находящихся на рабочем месте менеджера по персоналу Черновой А. В., новому менеджеру по персоналу Бариновой Марии Николаевне, приступающей к исполнению своих обязанностей с 21 июля 2012 г.

2. В ходе передачи дел проверить наличие документации и произвести сверку имеющихся в отделе кадров дел с номенклатурой дел организации.

3. Произвести опись передаваемых дел и заверить ее у заведующей канцелярией Малаховой В. Н.

4. Составить перечень передаваемой оргтехники, сверить ее инвентарные номера и заверить опись у начальника хозяйственного отдела Гаврилова А. М.

5. В присутствии начальника службы безопасности Добрынина В. И. проверить содержание сейфа, расположенного на рабочем месте Черновой А. В., составить перечень хранимой в нем документации, бланков строгой отчетности, трудовых книжек, страховых полисов и заверить его у Добрынина В. И. и начальника отдела кадров Комельковой Н. Т.

6. Менеджеру по персоналу Черновой А. В. составить список дел, заданий, мероприятий, которые были ей поручены, но не выполнены на момент передачи дел.

7. Обязать менеджера по персоналу Чернову А. В. вручить Бариновой М. Н. в присутствии начальника отдела кадров Комельковой Н. Т. под роспись ключ от сейфа, расположенного на ее рабочем месте.

8. Все материалы приема-передачи дел и документации оформить надлежащим образом: каждый документ составить не менее чем в трех экземплярах, подписать Черновой А. В., Бариновой М. Н., заверить у лиц, указанных в настоящем приказе, и передать 20 июля 2012 г. не позднее 16:00 на рассмотрение генеральному директору.

9. Контроль за проведением приема-передачи дел и документации возложить на начальника отдела кадров Комелькову Н. Т.

Пункт 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, ред. от 24.12.2010) обязывает проводить обязательную инвентаризацию в случае смены материально ответственных лиц (на день приема-передачи дел). Действительно, инвентаризация имеет целью выявить фактическое наличие имущества и сопоставить фактическое наличие имущества с данными бухгалтерского учета.

Увольняющийся работник в ходе инвентаризации должен сдать вверенные ему на период работы товарно-материальные ценности лицу, назначенному приказом (распоряжением) руководителя организации, или новому работнику, принимающему эти ценности под отчет.

При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более пятидесяти процентов его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

Разумеется, инвентаризацию необходимо организовывать заблаговременно - за несколько дней до ухода работника. Ведь работник вправе на законном основании отказаться участвовать в инвентаризации, если решение о ее проведении вынесено после даты, которой установлено прекращение трудовых отношений.

Для оптимизации проведения инвентаризации на предприятии должен действовать отлаженный механизм. При проведении инвентаризации и оформлении ее результатов необходимо в первую очередь пользоваться Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, которые утверждены Приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49.

На основании указанного нормативного документа работодатель имеет возможность разработать локальный нормативный акт, в котором всегда сможет отразить свою специфику проведения инвентаризации, детализировать отдельные процедуры и зафиксировать нюансы.

Задача организовать инвентаризацию лежит на работодателе. Конкретно этой работой занимается руководитель структурного подразделения, кадровая служба и комиссия по проведению инвентаризации. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации путем издания распорядительного документа. В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т. д.). В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Заинтересованность в проведении инвентаризации должен проявить главный бухгалтер. Ведь главный бухгалтер совместно с руководителем соответствующих подразделений и служб обязан тщательно контролировать строгое соблюдение финансовой и кассовой дисциплины; соблюдение установленных правил проведения инвентаризаций денежных средств, товарно-материальных ценностей, основных фондов, расчетов и платежных обязательств; законность списания с бухгалтерских балансов недостач, дебиторской задолженности и других потерь (п. 11 Положения о главных бухгалтерах, утв. Постановлением Совета Министров СССР от 24.01.1980 N 59).

Поэтому увольнение материально ответственных лиц (кассиров, заведующих складами и других) производится по согласованию с главным бухгалтером.

Для приема-передачи товарно-материальных ценностей руководитель организации издает приказ (распоряжение). В нем должны быть урегулированы следующие существенные вопросы: сроки и порядок передачи товарно-материальных ценностей, порядок подведения итогов инвентаризации, а также состав комиссии (если инвентаризацию будет проводить не постоянно действующая, а рабочая комиссия). Участие материально ответственных лиц в проведении инвентаризации обязательно.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "_____________" (дата)", что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах. Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом. Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Примерные формы описей и актов приведены в Приложениях 6 - 18 к Методическим указаниям Минфина России.

Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Оптимизируем проведение инвентаризации

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

Товарно-материальные ценности (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы) заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.).

Комиссия в присутствии материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие товарно-материальных ценностей путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации.

Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны.

В тех случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т. п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей должна, как правило, проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении. При хранении товарно-материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается (например, опломбировывается), и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Инвентаризация кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22.09.1993 N 40 и сообщенным Письмом Банка России от 04.10.1993 N 18.

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.).

Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные), с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам. Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банков.

Примерный образец

Общество с ограниченной ответственностью "Лето"

(ООО "Лето")

по основной деятельности N 5

Об организации приема-передачи учетной складской документации

и инвентаризации товарно-материальных ценностей

В связи с увольнением по собственному желанию 16 июля 2012 г. кладовщика склада Смирнова И. П.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Произвести 15 июля 2012 г. прием-передачу учетной складской документации и инвентаризацию товарно-материальных ценностей на складе ООО "Мир".

2. Осуществить передачу складской документации и товарно-материальных ценностей от кладовщика Смирнова И. П. начальнику склада Корнилову В. И.

3. Для осуществления приема-передачи документации и проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей создать комиссию в составе:

председатель - коммерческий директор Орлов В. А.;

члены комиссии: начальник склада Корнилов В. И.;

кладовщик Смирнов И. П.;

кладовщик Воронин А. Н.;

бухгалтер Валяева Н. С.

4. Результаты приема-передачи учетной складской документации и инвентаризации товарно-материальных ценностей оформить актом с приложением инвентаризационных описей и представить на подпись генеральному директору 16 июля 2012 г.

Генеральный директор А. А. Хмелевский

С приказом ознакомлены:

И. П. Смирнов ____ июля 2012 г.

В. И. Корнилов ____ июля 2012 г.

В. А. Орлов ____ июля 2012 г.

А. Н. Воронин ____ июля 2012 г.

Н. С. Валуева ____ июля 2012 г.

Библиографический список

1. Панина П. Г. Как правильно передать и принять дела при смене главного бухгалтера // Российский налоговый курьер. 2012. N 3.

2. Аношина И. Инвентаризация - когда проводить, что инвентаризировать, как оформлять? // Финансовая газета. 2012. N N 3, 4.

3. Бородина В. В. Оформление результатов инвентаризации // Аудиторские ведомости. 2011. N 11.

4. Давыдова А. Ю. Проводим инвентаризацию // Руководитель автономного учреждения. 2010. N 10.

С. Борисова

Менеджер по персоналу

ООО "Элана-Логистик"

Подписано в печать

Передача дел считается формальностью, которой организации не всегда следуют. Однако есть ряд должностей, при увольнении с которых официальное распоряжение необходимо:

• Директор. Этот человек обладает наибольшей ответственностью. В его руках учредительные документы, печати, лицензии, договоры, доверенности. Чтобы избежать спорных ситуаций в будущем, четко обозначить перечень передаваемых дел и бумаг, выпускается соответствующий приказ.
• Главный бухгалтер. Он является ответственным за сохранность всех бухгалтерских документов, регистров и отчетностей. Необходимость передачи дел главного бухгалтера прописана в ч. 4 гл. 4 Федерального закона № 402-ФЗ.
• Работник отдела кадров. Кадровая документация – ценные бумаги, передача которых обязательно производится путем описи и составления акта приема-передачи от прежнего кадровика к новому.
• Начальник отдела. В руках человека, занимающего эту должность, находится ответственность за решение всех вопросов, непосредственно касающихся производства и подчиненного персонала.
• Работник, несущий материальную ответственность. Это может быть главный кассир, заведующий складом.

Приказ о передаче дел сотрудника, независимо от должности, оформляется до фактического расторжения трудового договора, поскольку потом работник не обязан приходить на прежнее рабочее место и заниматься уже чужими делами.

Структура приказа о передаче дел

Ни один нормативный акт не регламентирует необходимость издания приказа о передаче дел, поэтому жестких требований к его структуре тоже нет.

Чтобы документ был информативным и полезным в будущем, можно придерживаться следующей структуры:

1. В шапке: название организации, город, дата, номер приказа.
2. Название приказа: о приеме-передаче дел. Здесь можно уточнить должность.
3. Причина издания приказа (увольнение, ).
4. ФИО передающего дела и принимающего.
5. Период, отведенный на передачу дел.
6. Место, отведенное на этот процесс (кабинет, конференц-зал, приемная и т.д.).
7. ФИО ответственного за проведение процедуры и составление акта приема-передачи лица. Как правило, этим человеком выступает один из заместителей руководителя, сотрудники, участвующие в передаче дел, или тот из них, что остается в компании.
8. Дата, на которую должен быть предоставлен акт приема-передачи дел с описью всех документов.
9. Дополнительные указания. Это может быть проведение аудиторской проверки, инвентаризации, анализ показателей.
10. ФИО генерального директора, подпись.
11. Отметка об ознакомлении с приказом всех упомянутых в нем лиц: ФИО и подписи.

Приказ всегда подписывает текущий руководитель организации, даже в том случае, когда он сам покидает пост и передает дела. В зависимости от специфики деятельности компании в текст могут быть внесены пометки и уточнения.

Возникающие в результате увольнения споры и претензии можно урегулировать не только государственными нормативными актами, но и внутренними документами предприятия. Приказ о передаче дел – это документ, четко определяющий рамки передаваемой и получаемой ответственности, указывающий сроки, которые могут быть позже использованы для решения проблем.

Часто работодатели перед увольнением требуют передать дела новому сотруднику. Процедура передачи дел не является обязательной. По общему правилу работник сдавать дела своему преемнику не обязан. Вместе с тем, если трудовой договор, локальные нормативные акты предусматривают такую обязанность, ее неисполнение является дисциплинарным проступком (ч.

1 ст. 192 ТК РФ).

В некоторых случаях оформлять акт сдачи-приемки дел обязательно вне зависимости от того, предусмотрена обязанность передавать дела трудовым договором либо локальным нормативным актом или нет. В частности, такая обязанность предусмотрена при увольнении главного бухгалтера (п. 6 Положения о главных бухгалтерах, утвержденного Постановлением Совета Министров СССР от 24.01.1980 N 59).

Но даже если процедура передачи дел предусмотрена нормативным правовым актом, трудовым договором или локальным нормативным актом, она не должна препятствовать увольнению работника. Дата увольнения определяется законом или соглашением сторон и не может сдвигаться в зависимости от того, передал работник дела своему преемнику или нет.

Пример. Работник написал заявление об увольнении по собственному желанию. Последний день работы и день увольнения - 28 сентября. В соответствии с условиями трудового договора работник обязан при увольнении передать дела преемнику, если он определен не позднее чем за пять рабочих дней до дня увольнения. До дня увольнения процедура сдачи-приемки дел не окончена. Однако работодатель должен оформить увольнение 28 сентября.

Пример. Работник и работодатель договорились расторгнуть трудовой договор по соглашению сторон 20 апреля. Был подписан соответствующий документ. После этого работник приступил к передаче дел преемнику. Сдача-приемка затянулась. 20 апреля работодатель предложил перенести дату увольнения на 25 апреля. Работник отказался и после 20 апреля на работу не вышел. Работодатель оформил увольнение только 25-го числа.

В данном случае работодатель должен нести ответственность за задержку оформления увольнения работника.

Пример. Главный бухгалтер написал заявление об увольнении. На следующий день он заболел и на работу не вышел. Срок предупреждения об увольнении истек до выздоровления работника. Работодателю придется оформить увольнение без подписания акта сдачи-приемки дел.

Кроме обязанности передать дела новому работнику в трудовые договоры и локальные нормативные акты надо включить условие об обязанности принять дела от увольняющегося в случае принятия или перевода на соответствующую должность.

Принимать дела может только лицо, с которым уже заключен трудовой договор. В противном случае никаких оснований для подписания преемником акта сдачи-приемки дел нет. В то же время новый работник, принимающий дела, выполняет некоторые обязанности по трудовому договору и вправе требовать оплаты за труд.

При переводе другого сотрудника на должность увольняющегося процедура сдачи-приемки дел осуществляется на основании соглашения о переводе на другую работу (ст. 72 ТК РФ). Если же прием дел осуществляется за пределами рабочего дня или в выходные (праздники), сотрудник, принимающий дела в рамках перевода на другую работу, и увольняющийся работник имеют право на доплаты, предусмотренные ст. ст. 152, 153 ТК РФ.

Особенности процедуры сдачи-приемки дел работодателям придется разрабатывать самим. За основу можно взять нормативные правовые акты, которыми в разные годы устанавливалась процедура сдачи-приемки дел для отдельных категорий работников (см., например, Инструкцию о порядке приема-сдачи дел главными бухгалтерами (старшими бухгалтерами на правах главных бухгалтеров) централизованных бухгалтерий (бухгалтерий), учреждений, предприятий и организаций системы Министерства здравоохранения СССР, утвержденную Минздравом СССР 28.05.1979 N 25-12/38).

Еще по теме 1.4. Передача дел:

1. 4.2. Третейский суд: потенциал, обзор третейских судов РФ, специфика рассмотрения дела, примеры третейских оговорок. Ограничения в передаче дел. Рассмотрение третейским судом споров из кредитных договоров и об обращении взыскания на предмет ипотеки. Переход третейской оговорки при уступке прав
2. 62. Процессуальный порядок рассмотрения дел об административных правонарушениях.
3. 64.Рассмотрение дела в порядке надзора в Президиуме ВАС РФ, полномочия Президиума.
4. 35. Территориальная подсудность и ее виды. Порядок передачи дела из одного суда в другой суд.
5. Понятие и виды подсудности. Виды территориальной подсудности. Последствия несоблюдения правил подсудности. Порядок передачи дел в другой суд.
6. Билет №31 1. Последствия несоблюдения правил подсудности. Порядок передачи дела в другой суд.
7. Порядок обращения и рассмотрения дел в Европейском Суде по правам человека. Акты Суда и их исполнение.
8. Приостановление судебного производства по делу, исполнения судебного решения

- Авторское право - Адвокатура - Административное право - Административный процесс - Антимонопольно-конкурентное право - Арбитражный (хозяйственный) процесс - Аудит - Банковская система - Банковское право - Бизнес - Бухгалтерский учет - Вещное право - Государственное право и управление - Гражданское право и процесс - Денежное обращение, финансы и кредит - Деньги - Дипломатическое и консульское право - Договорное право - Жилищное право - Земельное право - Избирательное право - Инвестиционное право - Информационное право - Исполнительное производство - История государства и права - История политических и правовых учений - Конкурсное право - Конституционное право - Корпоративное право - Криминалистика - Криминология - Маркетинг -

Сотрудник плохо справлялся с обязанностями, в связи с чем было принято решение уволить его, понимая это и не дожидаясь развязки, сотрудник написал заявление на увольнение и ушел на больничный. Хотелось бы, чтобы он (хотя бы) передал дела, т.к. это материально ответственное лицо, на контакт, увы, не идет. Есть ли легитимная возможность привлечь к передаче дел?

Ответ

Ответ на вопрос:

К сожалению, действующее законодательство не предусматривает возможности для работодателя привлечь сотрудника к передаче дел, если на момент увольнения он находится на больничном.

В соответствии с ч. 1 ст. 80 ТК РФ работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее, чем за две недели, если иной срок не установлен настоящим Кодексом или иным федеральным законом.

При этом, работник имеет право уволиться по собственному желанию и в период своего отсутствия на работе, например, находясь на больничном или в отпуске. При этом дата увольнения может быть раньше даты окончания его отпуска, болезни. Статья 80 Трудового кодекса РФ этого не запрещает.

Поэтому если работник подал заявление об увольнении, но в день истечения срока предупреждения об увольнении находится на больничном или в отпуске и при этом заявление об отзыве не подавал, то у работодателя отсутствуют основания сдвигать дату увольнения по собственной инициативе (). Трудовой договор необходимо расторгнуть в день, указанный в заявлении, и направить работнику в общем случае извещение об увольнении с просьбой получить трудовую книжку и окончательный расчет.

При этом действующее законодательство не содержит ни одного условия, при наличии которого работодатель мог бы отказать работнику в увольнении по собственному желанию. При этом никакие причины (в т.ч. необходимость передать дела) не могут оправдать его задержание на работе (ст. 80 ТК РФ, ).

Вам будет полезно узнать о Компенсации отпуска при увольнении в материале по ссылке.

Независимо от наличия или отсутствия какого-либо спора с работником, в последний день срока предупреждения трудовой договор по инициативе работника расторгается на следующий день работник вправе прекратить выполнение трудовой функции.

По истечении срока предупреждения работодатель обязан уволить работника. Никаких оснований для отказа в расторжении трудового договора с работником в данном случае работодатель не имеет.

Если будет установлено, что сотрудник, являясь материально ответственным лицом, причинил работодателю материальный ущерб, то по вопросу взыскания материального ущерба работодателю необходимо обратиться в суд.

Прием-передачу ценностей в этом случае надо провести комиссионно. Следует также провести внеплановую инвентаризацию (об этом: ).

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ответ: Может ли работник уволиться по собственному желанию в период болезни или отпуска

Работник имеет право уволиться по собственному желанию и в период своего отсутствия на работе, например, находясь на больничном или в отпуске. При этом дата увольнения может быть раньше даты окончания его отпуска, болезни. Трудового кодекса РФ этого не запрещает. Ограничения на увольнение сотрудника во время болезни или отпуска распространяются только на случаи увольнения по инициативе администрации. Об этом говорится в Трудового кодекса РФ. Правомерность такой позиции подтверждают специалисты Роструда в . Аналогичную позицию занимают и суды, см., например, апелляционные определения , .

Поэтому если работник подал заявление об увольнении, но в день истечения срока предупреждения об увольнении находится на больничном или в отпуске и при этом заявление об не подавал, то у работодателя отсутствуют основания сдвигать дату увольнения по собственной инициативе (). Трудовой договор необходимо расторгнуть в день, указанный в заявлении, и направить работнику в общем случае извещение об увольнении с просьбой получить трудовую книжку и .

Иван Шкловец,

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

2. Вопрос из практики: Может ли работодатель отказать в увольнении работнику, за которым числится непогашенный заем

Нет, не может.

Действующее законодательство не содержит ни одного условия, при наличии которого работодатель мог бы отказать работнику в увольнении по собственному желанию. При этом никакие причины (денежная задолженность, необходимость доделать начатую работу, не сданы материальные ценности, не освобождено общежитие и пр.) не могут оправдать его задержание на работе ( , ). Данный подход в полной мере относится и к ситуации с непогашенным займом, независимо от суммы имеющейся задолженности.

Если работник написал заявление об увольнении, то по истечении он вправе прекратить трудовые отношения, а работодатель обязан оформить увольнение, произвести окончательный расчет и выдать работнику трудовую книжку и иные необходимые документы (ст. , ТК РФ). В противном случае это может быть расценено как ограничение прав гражданина на труд, и он имеет полное право обратиться в трудовую инспекцию или суд с жалобой на несвоевременное увольнение, за которое предусмотрена ( , ).

Подробнее о расчете среднего заработка при увольнении мы писали здесь.

Что касается получения непогашенной задолженности, то работодателю следует обратиться к тексту договора о предоставлении работнику займа. Если в нем есть условие о досрочном погашении займа при увольнении из организации, то работодатель вправе потребовать погашения всей суммы. Отказ работника выполнить условия договора можно оспорить в суде по общим правилам гражданского судопроизводства ().

Основные стадии при сдаче дел и формировании акта следующие:

1. Составление приказа на основании заявления об увольнении работника.
2. Назначение инвентаризации дел и ценностей.
3. Полная проверка документации.
4. Сличение фактических показателей с учетными.
5. Непосредственно передача всех дел новому лицу.
6. Составление акта на состоявшуюся передачу.
7. Подписание акта после согласования сторона.
8. Расчет с сотрудником и выдача ему трудовой книжки.

ВАЖНО: удерживать трудовую книжку, если сотрудник еще не сдал дела, нельзя, выдать ее работодатель обязан в последний рабочий день.

Дополнительные процедуры при сдаче дел

Основной формой при передаче дел является акт приема передачи документов при увольнении образец. Вместе с тем обычно увольняющийся и новый сотрудник готовят:

• Приказ на предстоящую сдачу дел
• Перечень документов для передачи
• Приказ на проведение инвентаризации
• Приказ на утверждении комиссии по передаче
• Бухгалтерские описи и справки

Дополнительные формы могут быть разными. Их составление чаще всего служит следующим целям:

• Унифицировать используемую систему учета
• Закрепить имеющийся вариант документооборота
• Подтвердить наличие контроля финансовых потоков
• Проинформировать о правилах приема и регистрации денег
• Подтвердить уровень контроля ценностей
• Проверить своевременность сдачи отчетов налоговикам

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ: акт приема передачи дел при увольнении призван не просто передать бумаги новому должностному лицу, но сделать для него понятным весь регламент работы компании с учетом уровня контроля и своевременности проведения процедур.

Полная процедура сдачи дел

Весь процесс передачи начинается с составления приказа, который регламентирует, кто, когда и кому передает ценности и документы. Основанием для составления документа могут быть:

• Заявление сотрудника на увольнение
• Приказ уволить работника по решению руководителя
• Выявление недостачи по вине материально ответственного специалиста
• Перевод ответственного работника на другую должность
• Расширение компании
• Сокращение численности

В ряде случаев передача дел от работника новому должностному лицу невозможна. К примеру, специалист умер или попал в больницу и не скоро поправится. Тогда акт приема передачи дел при увольнении образец составляется его доверенным лицом и/или заместителем, а при отсутствии такового заполняется в одностороннем порядке вновь назначенным на должность лицом.